Pengenalan Ms. Word (Pamanfaatan Mail Merge
untuk membuat surat masal)
Mail
merge adalah perangkat lunak menggambarkan fungsi produksi
(angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template
yang bentuk dan terstruktur sumber data. Mail Merge dapat
membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai
dengan record data sumbernya. Mail merge sering juga disebut surat massal,
yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang
berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat
selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan
sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi
Microsoft Office Word. Mail Merge, fitur dalam Surat WordStar pengolah
kata dan aplikasi yang berdiri bebas/add-on produk. Kita
hanya cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar
dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Inilah peran utama dari
mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge
juga dapat digunakan untuk membuat :
1. Surat Undangan Rapat
1. Surat Undangan Rapat
2. Surat Penawaran Barang
3. Surat Pemberitahuan
4. Sertifikat
5. Membuat Surat Bisnis
5. Membuat Surat Bisnis
6. Proposal
7. Surat Keterangan Dalam
Bidang Pendidikan dan lain-lain.
Mail Merge (Ms. Word) Mail Merge biasa digunakan untuk efisiensi tugas, dengan dokumen yang sama tetapi maksud dan isi yang digunakan secara masal.
Ø Data Source
Sumber Data (Data Sources) adalah
file yang berisikan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam suatu
dokumen. Misalnya daftar nama dan alamat yang akan digunakan di dalam mail
merge tersebut. Sumber Data ini dapat berasal dari bermacam-macam jenis.
Berikut akan dibahas cara memasukkan sumber data dalam bentuk file Excel (.xls)
dan file teks (.txt)
Ø Sumber Data Excel (.xls)
Pada dasarnya langkah-langkah
memasukkan data yang terdapat dalam file excel kedalam Mail Merge sama dengan
memasukkan data yang terdapat dalam sumber data lainnya.Collapse this post
Untuk membuat mail merge berikut
ini adalah langkah-langkahnya :
1.
Buat format misal untuk sertifikat di microsoft word
2.
Buatlah data di microsoft Excel yang terdiri dari NIM,
Nama, Alamat dan Prodi
3.
Simpan data tersebut di tempat yang nudah anda ketahui di
windows explorer
4.
Buka microsoft word yang berisi sertifikat
5.
Pilih start mail merge dan tentukan ingin dibuat apa,
misal normal word document
6.
Pilih select recipients yang ada di sampingnya—use
exiting list
7.
Lalu pilih data excel tadi dan pilih open
8.
Pilih satu baris paling atas, klik ok
9.
Pilih Insert merge field—pilih NIM, Nama, Alamat dan
Prodi
10.
Pilih preview result sehingga muncul data secara urut
11.
Untuk mengetahui urutan bisa melalui klik ikon ini
Tidak ada komentar:
Posting Komentar