Pengenalan Ms. Word (Pamanfaatan Mail Merge untuk membuat surat massal)

Pengenalan Ms. Word (Pamanfaatan Mail Merge untuk membuat surat masal)

Mail merge adalah perangkat lunak menggambarkan fungsi produksi (angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template yang bentuk dan terstruktur sumber data. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data sumbernya. Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi Microsoft Office Word. Mail Merge, fitur dalam Surat WordStar pengolah kata dan aplikasi yang berdiri bebas/add-on produk. Kita hanya cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Inilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat :
1. Surat Undangan Rapat

2. Surat Penawaran Barang

3. Surat Pemberitahuan

4. Sertifikat
5. Membuat Surat Bisnis

6. Proposal

7. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.

Mail Merge (Ms. Word) Mail Merge biasa digunakan untuk efisiensi tugas, dengan dokumen yang sama tetapi maksud dan isi yang digunakan secara masal.

Ø  Data Source

Sumber Data (Data Sources) adalah file yang berisikan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam suatu dokumen. Misalnya daftar nama dan alamat yang akan digunakan di dalam mail merge tersebut. Sumber Data ini dapat berasal dari bermacam-macam jenis. Berikut akan dibahas cara memasukkan sumber data dalam bentuk file Excel (.xls) dan file teks (.txt)

Ø  Sumber Data Excel (.xls)

Pada dasarnya langkah-langkah memasukkan data yang terdapat dalam file excel kedalam Mail Merge sama dengan memasukkan data yang terdapat dalam sumber data lainnya.Collapse this post

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.        Buat format misal untuk sertifikat di microsoft word

2.        Buatlah data di microsoft Excel yang terdiri dari NIM, Nama, Alamat dan Prodi

3.        Simpan data tersebut di tempat yang nudah anda ketahui di windows explorer

4.        Buka microsoft word yang berisi sertifikat

5.        Pilih start mail merge dan tentukan ingin dibuat apa, misal normal word document

6.        Pilih select recipients yang ada di sampingnya—use exiting list

7.        Lalu pilih data excel tadi dan pilih open

8.        Pilih satu baris paling atas, klik ok

9.        Pilih Insert merge field—pilih NIM, Nama, Alamat dan Prodi

10.    Pilih preview result sehingga muncul data secara urut

11.    Untuk mengetahui urutan bisa melalui klik ikon ini