Pengenalan Ms. Word (Pamanfaatan Mail Merge untuk membuat surat masal) cara 2

Bisa juga dengan menggunakan langkah berikut:

1.        Buatlah dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)

2.        Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard 

3.        Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.

4.        Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.

5.        Pilih Use the current document kemudian klik Next

6.        Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.

7.        Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.

a.         Klik Customize columns

b.         Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.

c.         Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

d.        Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e.         Jika dirasa sudah cukup klik OK

f.          Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

g.         Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h.         Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save

i.           muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut

j.           Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

k.         Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.

a.         Pada pilihan write your letter, pilih More item

11. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert

b.         Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini. 

c.          kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

p.         Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.

q.         Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.